Rancangan pemindahan berkas Rekam Medis dari Desentralisasi Ke Sentralisasi

mrSetelah hampir 1 bulan merasakan bekerja di bagian rekam medis,yg ternyata akan direncanakan untuk mengubah sistem pengelolaan berkas rekam medis dari desentralisasi (terpisah antara rawat jalan dan rawat inap) menjadi sentralisasi (terpusat) maka saya kembali untuk melihat dan mengingat tugas akhir yg saya kerjakan untuk memperoleh gelar Ahli Madya dalam Bidang Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.Ya..sebuah rancangan yg mungkin mudah untuk di buat dan di bayangkan,,tapi membutuhkan keputusan tegas dan team work yang kuat untuk menjalankan dari salah satu alternatif rancangan pemindahan yg akan di pilih.

Berikut ringkasannya🙂
Latar belakang
1. Diketahui bahwa cara pengurusan penyimpanan terbagi di lokasi yang berbeda (desentralisasi).
2. Dengan penelusuran sistem desentralisasi tersebut, ditemukan beberapa permasalahan yaitu data dan informasi mengenai pasien tidak dapat terkumpul dengan baik di satu tempat sehingga informasi yang diperoleh dokter maupun tenaga kesehatan lainnya pada saat melakukan pemeriksaan menjadi kurang lengkap.
3.Banyak terjadi penduplikasian berkas rekam medis dan pengawasannya sulit untuk dilakukan.

Tujuan
Membuat rancangan pemindahan berkas rekam medis dalam mempersiapkan perubahan pengurusan penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi

Landasan teori
Huffman (1994 ; 317) mengemukakan bahwa jika cara sentralisasi diterapkan bersama-sama dengan terminal digit filing system pada fasilitas pelayanan kesehatan maka akan diperoleh rekam medis yang sangat baik, efisien serta meningkatkan pelayanan kepada pasien, dokter serta pihak lain
yang menbutuhkan.
If a centralized unit system is coupled with terminal digit filing in health care facilities where the activity of the record is very great, efficient and improved services for the patient physicians and other personel should be result
Idealnya, menurut WHO (1992 ; 39) untuk mengontrol semua informasi medis pasien yang baik seharusnya disimpan di satu folder, satu tempat atau satu file. Hal ini akan memudahkan dalam hal pengendalian informasi karena disimpan di satu tempat dengan satu nomor.
Ideally for good control all medical information about a patient should be stored in the on folder in the one place or file. This make retrieval of information easy becaused it is filed in one place under one number

brmRancangan pemindahan berkas rekam medis
ada 3 alternatif beserta keuntungan dan kerugian dari masing-masing alternatif, rancangan tersebut yaitu sebagai berikut :
a. Alternatif 1 :
1) Pasien Lama
Kegiatan penggabungan dan pemindahan berkas rekam medis pasien lama diawali dengan cara mengganti kartu berobat pasien dengan nomor rekam medis yang baru yaitu mulai nomor 00-00-01. Petugas mencatat yang meliputi nama pasien, nomor rekam medis, identitas dan data sosial pasien di buku register baru serta mencatat keluhan/ nama poliklinik yang akan dituju oleh pasien pada kartu poliklinik. Selain itu petugas juga membuat tracer yang kemudian diletakkan pada rak penyimpanan baru.

Berkas rekam medis rawat jalan di bawa ke poliklinik oleh petugas khusus pendistribusian berkas ke masing-masing poliklinik yang dikehendaki oleh pasien. Di poliklinik, petugas mencatat kunjungan pasien di buku register baru berdasarkan nomor rekam medis yang baru. Setelah pasien selesai melakukan pemeriksaan, petugas poliklinik mengembalikan berkas rekam medis ke ruang penyimpanan rekam medis paling lambat 1 jam sebelum jam pelayanan berakhir. Di ruang penyimpanan, petugas rekam medis tidak langsung menyimpan berkas tersebut melainkan mencari berkas rawat inapnya (jika pasien tersebut pernah melakukan rawat inap) kemudian disatukan ke dalam berkas rekam medis yang baru dan di simpan berdasarkan penyimpanan nomor akhir (terminaldigit filing).

2) Pasien Baru
Pasien datang langsung diberikan berkas rekam medis baru dengan nomor 00-00-01 jika pelayanan pasien diawali dengan kedatangan pasien baru, jika tidak maka untuk penomorannya disesuaikan dengan urutan datangnya pasien. Hal ini berarti, setiap pasien yang berobat ke rumah sakit, maka nomor rekam medis pasien yang lama akan digantikan dengan nomor rekam medis yang baru yaitu 00-00-01. Jika pasien dirujuk untuk melakukan rawat inap maka diberikan lembaran untuk rawat inap di TPP Rawat Inap kemudian dimasukkan ke berkas rekam medis yang sudah di bawa pasien tersebut (berkas rekam medis baru) yang selanjutnya akan di bawa ke bangsal tempat pasien akan di rawat oleh pasien itu sendiri. Jika berkas rekam medis tersebut sudah kembali ke tempat penyimpanan maka berkas tersebut ditulis di buku pengembalian kemudian disimpan berdasarkan nomor urut belakang (terminal digit filing) di tempat penyimpanan yang baru yaitu yang sudah disentralisasikan.

Cara dengan alternatif pertama ini dilakukan hanya ketika pasien tersebut datang berobat atau melakukan pemeriksaan ke rumah sakit, yaitu diawali di tempat penerimaan pasien rawat jalan. Apabila kegiatan ini dilakukan secara terus menerus maka berkas pada rak penyimpanan lama akan berkurang. Jika ada permintaan berkas rekam medis baik dari TPP rawat inap maupun TPP IRD, petugas rekam medis mencarikan berkas rekam medis pada rak lama kemudian mencari berkas rekam medis rawat jalan kemudian digabungkan dengan berkas rekam medis rawat inap dan petugas kembali menuliskan tracer.

Keuntungan
petugas dapat dengan mudah melihat berkas rekam medis inaktif karena pemindahan berkas hanya dilakukan pada saat pasien datang berobat saja.

Kerugian
pemindahan berkas rekam medis ke tempat yang telah disentralisasikan akan berlangsung lama atau bertahap. Menurut kepala urusan rekam medis menyatakan bahwa, cara ini dapat dengan mudah dilakukan hanya saja di TPP IRD harus ada petugas rekam medis karena selama ini yang melakukan pendaftaran di TPP IRD adalah petugas administrasi dan bukan petugas dari urusan rekam medis.

b. Alternatif 2
Penggabungan dan pemindahan berkas rekam medis ini dilaksanakan dengan cara mengelompokkan berkas rekam medis (menyortir) menurut kelompok angkanya (nomor rekam medis) dari urutan terkecil dilakukan sedikit demi sedikit kemudian disimpan pada tempat penyimpanan yang baru. Apabila ada peminjaman berkas rekam medis pada saat sedang disortir, harus dicatat pada buku peminjaman agar petugas mudah mencari berkas rekam medis. Pelaksanaan dapat dilakukan diluar jam kerja agar tidak mengganggu proses pelayanan pasien. Jika pada hari pelayanan berikutnya, berkas rekam medis pasien yang datang tersebut termasuk di dalam berkas yang telah disortir, maka petugas hanya mengganti kartu pasien tersebut dengan nomor sesuai dengan nomor yang diberikan pada saat di sortir, kemudian membuatkan tracer dan disimpan di tempat penyimpanan berkas tersebut agar keberadaan berkas rekam medis tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali pada saat dibutuhkan.

Keuntungan
pelaksanaannya dapat dilakukan di luar jam pelayanan sehingga tidak mengganggu proses pelayanan pasien. Selain itu proses pemindahan berkas rekam medis dapat dilakukan dengan cepat.

Kerugian
membutuhkan waktu tambahan dan banyak tenaga karena dilakukan di luar jam pelayanan pasien.

c. Alternatif 3
Kegiatan pemindahan berkas rekam medis pada tempat penyimpanan yang baru dilaksanakan dengan menggabungkan alternatif cara pertama dan kedua. Berkas pasien yang dikembalikan dari poliklinik atau bangsal pada hari tersebut disimpan pada rak baru, Selain itu petugas juga melakukan pengelompokan berkas yang akan disimpan (menyortir) di tempat penyimpanan yang baru. Kerugiannya membutuhkan tenaga pelaksana banyak tetapi pemindahan berkas rekam medis tersebut dapat dengan cepat dilakukan.

Untuk memudahkan pengawasan berkas rekam medis, masing- masing petugas arsip dan peyimpanan dokumen rekam medis harus bertanggung jawab pada sejumlah section tertentu. Misalnya ada empat petugas penyimpanan masing-masing bertanggung jawab pada section 00-24, section 25-45, section 50-74, section 75-99. Dengan pembagian section ini, pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas mendapatkan tanggung jawab di masing- masing section setiap harinya.

Keuntungan
Pemindahan berkas rekam medis untuk perubahan sentralisasi tidak memerlukan waktu yang lama karena dilakukan pada saat pasien datang atau berkunjung ke rumah sakit (pada jam pelayanan) dan juga dilakukan di luar jam pelayanan pasien.

Kerugian
proses pemindahan berkas rekam medis membutuhkan waktu tambahan dan banyak tenaga.

Dari tiga alternatif rancangan pemindahan berkas rekam medis dan dengan mempertimbangkan keuntungan dan kerugian dari masing- masing alternatif tersebut diatas, diharapkan dapat memberikan gambaran untuk perencanaan pelaksanaan pemindahan berkas rekam medis dalam perubahan cara pengurusan penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi.

4 thoughts on “Rancangan pemindahan berkas Rekam Medis dari Desentralisasi Ke Sentralisasi

  1. salam kenal…
    saya widhi mahasiswi D4 rekam medik ingin bertanya tentang TA
    sya mengambil judul tentang perancangan sistem penyimpanan RM secara TDF..
    apakah punya tentang referensinya??

  2. salam kenal..
    menurut sepengetahuan saya, referensi tentang rancangan membuat TDF belum ada. kalopun ada, biasanya berdasarkan pengalaman langsung di tempat kerja. saat membuat TA tsbt, saya aktif berdiskusi dg dosen pembimbing berikut dg karyawan rumah sakit t4 saya penelitian, dg memberikan langkah2 alternatif yg tdk trllu idealis (kata dosen saya), namun mudah untuk diimplementasikan dan benar secara konsep tentunya. klo boleh saya saran, banyak bc TA ttg topik anda, aktif sharing dan komunikasikan dg pihak terkait, dan tulis (spesifik dan teknis/ tidak abstrak).
    sukses!

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s